仕事を1時間速くするためのコツとテクニック　個人ワーク編

今回は個人編です。
テクニック的な話が多く明日から使えますので、使ってみてください。

メールとファイルの整理は溜めずにこまめにする
たまったメールは新しいメールから読む
インターナルのメールをいちいち丁寧にしない、させない
資料を作成する際は、紙とペンから。なんとなくPCからさわら無い
ノートPCの人はマウスを使わない
キーボードのショートカットを覚える
IMEによく使う単語を登録する
あわせて読んで欲しい

メールとファイルの整理は溜めずにこまめにする

溜め込むとめんどくさくなって、嫌になって、さらにめんどくさくなるという悪循環に陥ります。
とにかく小まめに整理しましょう。
メールに関して言えば、未読を貯めない、いらないメールは削除するです。
ファイルに関しても同様です。とにかくプロジェクト別・顧客別等再利用しやすいように小まめに分離しましょう。
とにかく貯めないことです。

たまったメールは新しいメールから読む

休日明け等にある程度たまったメールを一気に読むことがあります。
このような場合は、新しい方から読みましょう。
結論を先に理解して、遡っていった方が全体の流れを素早く抑えることができます。
また、返信に返信を重ねることもあり、実際に開けるメールも1通で済むことが多いです。

インターナルのメールをいちいち丁寧にしない、させない

特に新人に見られる傾向ですが、上司なり役員等の目上の方にメールをする際に、やたらとビビって丁寧に文章を書く人がいます。
対クライアントであれば、多少時間をかけて失礼のないように配慮した方がもちろんいいですが、同じ会社内のやりとりで過剰に配慮する必要はありません。
同じ会社であればスピード重視でいきましょう。
正直、誰も丁寧なメールだったかどうかなんて覚えていません。（極端に失礼なメールは覚えていますが）

資料を作成する際は、紙とペンから。なんとなくPCからさわら無い

資料作成時、"いきなりPC作業始める"のはイケてません。まず方眼紙に、構成・グラフ等のラフイメージを書き思考整理するのが鉄則。その時点で上司とすり合わせておくと手戻りも防げます
※リモート時はIpadで手書き+PDF化して送付も活用
定番はオキナのプロジェクトペーパー。https://t.co/lboucvwNNR
— Aki (@aki_consultant) August 26, 2020

なんとなくPCを触って、仕事している雰囲気を出すのは止めましょう。
まずは、紙とペンであたまを整理して、どういう資料を作ればいいかをまずは考えましょう。
忙しそうにPCを常に触っている人って、何をすればいいかわからなくなっている人が多いです。
そういう時こそ、PCを触ってはいけません。仕事は頭を使ってするものであって、PCはあくまでサポートです。
とにかく考えましょう。

ノートPCの人はマウスを使わない

キーボードからマウスに持ち変える時間って数秒かかりますよね？
数秒ではありますが、これを1日に何十回もやっていると結構な時間に積み上がります。
タッチパッドがあるノートPCであれば、マウスの使用は禁止してください。
慣れるまで大変かもしれませんが、スピードアップはすると思います。
しかも、荷物を持ち歩く際に、マウスがなくなると結構嬉しいです。

キーボードのショートカットを覚える

マウスと同じですね。
ショートカットを知っていると圧倒的に資料作成スピードがあがります。
机の前によく使うショートカットを貼り出すなどして、体に覚えさせましょう。

IMEによく使う単語を登録する

よく使う単語、文章は登録してしまいましょう。
例えば、よく使うのが「お世話になります。XX社のXXです。」「ご査収ください。」「何卒宜しくお願いします。」等の定型文です。
私は、”おせわ”と打つと「お世話になります。XX社のXXです。」と勝手に出るようになっています。
意外と長い文章で、かつ頻繁に使うものは登録しておくと楽です。
ぜひやりましょう。

小手先のテクニック系の技ですが、ちなみに私は全て実践していますし、新人にも教えています。
塵も積もれば山となりますので、ぜひ使ってみてください。

追記：特出ししました。合わせてご活用ください。